Integritetspolicy – (GDPR)

– General data protection law –

ENERGI BOSTÄDER SVERIGE AB. Policy för behandling av personuppgifter. Ref GDPR (General Data Protection Regulation)
Innehåll

Rättslig grund
Nedanstående rättsliga grunder motiverar vårt innehav och vår behandling av personuppgifter:
Avtal: Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige. Detta innebär att personuppgifter samlas in, lagras och används så länge en affärsmässig relation kvarstår.
Samtycke: Den registrerade har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen. Obs! I många fall är det inte lämpligt eller kanske inte ens möjligt att stödja sig på den registrerades samtycke. Överväg därför alltid först om ni kan stödja personuppgiftsbehandlingen på någon av de andra rättsliga grunderna.

Personuppgifter som vi samlar in
Vi samlar in och registrerar uppgifter om personer som inlämnat förfrågningsunderlag, om uppdragsgivare (inkluderande garantiärenden), om anställda samt om leverantörer av varor och tjänster.

Hur vi använder personuppgifter
Vi använder personuppgifter under den tid en affärsmässig relation pågår. Denna börjar då en offert eller motsvarande, speciellt riktad till en fysisk person. Uppgifterna sparas intill dess att relationen är i alla avseenden avslutad, som längst intill garantitidens utgång. För att inga tveksamheter ska uppstå kommer alltid uppdragsgivarens samtycke att efterfrågas i samband med att avtal eller motsvarande tecknas.
Personuppgifterna används dels till kommunikation mellan bolaget och uppdragsgivare, dels för information till tjänsteleverantörer som behöver komma i kontakt med uppdragsgivaren.
Vidare använder vi personuppgifter för utbetalning av löner och ersättningar, samt för därtill hörande obligatorisk inrapportering till myndigheter, t.ex Skatteverket. Våra medarbetare kommer i vissa fall att förekomma med namn och kontaktuppgifter på bolagets hemsida. Berörd medarbetares samtycke rörande dessa förhållanden anses inhämtat i och med att anställning accepterats.

Anledningar till att vi delar dina personuppgifter
Vi delar dina personuppgifter endast om det har ett direkt samband med fullgörande av uppdrag eller rapporteringskrav. Vi delar aldrig dina personuppgifter med något annat syfte än att kunna fullgöra våra förpliktelser enligt avtal med dig.

Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter
Du är när som helst välkommen att ta del av de uppgifter vi har samlat om dig. Kontakta info@solsam.se så får du den hjälp du behöver.

Dina individuella rättigheter
Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter vi har om dig, kostnadsfritt, och att få en kopia i ett tillgängligt format.
Om du tror att personuppgifter som innehas av oss kan vara felaktiga, ofullständiga eller oriktiga, så kan du be att de korrigeras. Detta måste göras utan onödigt dröjsmål.
När ditt samtycke har begärts för att behandla dina uppgifter, kan du be oss att sluta behandla dem genom att ta tillbaka ditt samtycke. Eventuella konsekvenser av detta rörande våra affärsmässiga relationer ska överenskommas i varje särskilt fall.

Var vi sparar och behandlar personuppgifter
Bolagets registrerade personuppgifter förekommer dels i vårt bokföringssystem och därtill hörande stödsystem för uppföljning av arbetade timmar, materialåtgång samt fakturering.
Beträffande våra anställda lagras personuppgifter i lönesystem samt i förekommande fall på bolagets hemsida.
Det förekommer personuppgifter i vår e-postkommunikation. Vår strävan är att lagra så få personuppgifter som möjligt i vårt e-postarkiv. Det kommer aldrig att förekomma uppgifter av känslig natur, utan enbart sådant som har med de affärsmässiga relationerna att göra.
Gallring i e-post arkivet kommer att göras årligen, då all mailväxling som inte längre går att hänföra till pågående eller levande uppdrag kommer att raderas.

Hur vi sparar personuppgifter
Uppgifterna återfinns i de lokala datorer där det administrativa arbetet bedrivs. Det förekommer ingen lagring i det s k molnet.

Säkerhet för dina personuppgifter
De lokala datorerna har ständigt uppdaterade brandväggar och antivirusfunktioner. Datorerna skyddas med lösenord. Vår bedömning är att en obehörig åtkomst av personuppgifter är mycket osannolik.

Ändringar i denna personuppgiftspolicy
Denna policy publiceras på bolagets hemsida i den mån denna är i funktion. Ändringshistoriken återfinns i slutet på detta policydokument.

Kontakta oss
Du kan alltid kontakta vem som helst inom bolaget för frågor eller synpunkter. Dessa kommer att vidarebefordras till personuppgiftsansvarig medarbetare.